Tables

Deuxième partie : les objets de bases de données

Chapitre III : Les tables d’Access, la base des bases de données !

Ici, nous allons apprendre les bonnes méthodes pour créer des tables Access, c’est le fondement pour construire des bases de données solides et qui durent.

Qu’est-ce qu’une table Access et à quoi ça sert ?

La table est l’élément fondamental dans une BD. Une table sert à stocker les informations.
Une BD peut comporter plusieurs tables. Une table regroupe les informations concernant un domaine précis.
Par exemple : une table des élèves, une autre pour les matières, une pour les examens etc.
Dans une table, les données sont présentées sous forme d’un tableau avec des lignes et des colonnes.
Dans le jargon Access, une ligne de table est appelée Enregistrement. Exemple : dans une table des élèves, toutes les informations concernant un élève : le nom de l’élève, le prénom, le sexe, l’adresse, etc. l’ensemble des renseignements concernant un élève forment ce que l’on appelle un enregistrement.
Une colonne est appelée Champ. Exemple : le nom de l’élève est un champ, le prénom est un champ, etc.
Comme on dit souvent : une image vaut mille mots ! Alors après ce long discours, voilà ce que je voudrais dire :

table access1

 

On peut stocker dans une table Access n’importe quel type de données : du texte, des chiffre, des images, du son et même des fichiers !
Un peu de patience. On va étudier tout ça dans ce chapitre réservé aux tables d’Access.

Créer une table : les bonnes méthodes

Vous avez créé une table lors du chapitre précédent. C’est la méthode la plus facile, mais pas forcément la meilleure !
Nous allons maintenant créer une deuxième table, mais cette fois à l’aide du mode création. Sans doute, vous vous demandez c’est quoi le mode création ?
Pour voir à quoi ça ressemble, ouvrez la BD Mes élèves, et double cliquer sur la table elevesTB pour l’ouvrir.
La table étant affichée dans la zone de travail, allez sur l’onglet de la table et cliquez dessus à l’aide du bouton droit de la souris, puis choisissez Mode création dans le menu contextuel comme ceci :

créer table 1

 

Vous voyez apparaître une fenêtre comme celle-là :

créer table 2

Et bien c’est ce qu’on appelle le mode création. Ce mode vous permet d’afficher la structure de la table, c’est à dire les noms des champs qui la composent, leurs types et d‘autres propriétés qu’on verra tout de suite.
Ne touchez à rien pour le moment, et fermer la table.

Nota benne :
En effet Ms Access vous offre des modes d’affichage différents selon l’objet utilisé. Exemple pour une tableAccess vous offre les modes d’affichage suivants :

  • Le mode Feuille de données que vous connaissez déjà, il vous permet l’affichage de la table sous forme d’un tableau qui liste les données sur des lignes et des colonnes.
  • Le mode Création que nous somme entrain d »étudier.

Pour les autres objets : formulairesEtats, etc. Access vous permet d’autres modes d’affichage en plus de ce que vous connaissez.

A présent, nous allons créer la table EvaluationsTB à l’aide du mode création.
Allez au boulot !
Pour commencer, sélectionnez l’onglet Créer dans le ruban d’Access, puis cliquez sur Création de table comme illustré ci-dessous.
créer table 3

Le mode création de table est affiché en vous invitant à taper les noms des champs de la table comme suit :

créer table 4

 

Le curseur clignote dans la première case en vous appelant à entrer le premier nom de champ.
Mais avant de taper quoique ce soit, il s’avère judicieux de vous enseigner quelques règles pour bien nommer les champs d’une table Access.

Quelques considérations pour nommer un champ d’une table Access.

Ms Access vous offre la possibilité de nommer librement les champs de votre table en utilisant n’importe quelle combinaison de caractères : chiffres, lettres, espaces et caractères spéciaux à l’exception du point (.), le point d’exclamation (!), les crochets ([]), l’accent grave (`) et les guillemets («).
Retenez aussi qu’un nom de champ ne doit pas commencer par un espace et ne doit pas dépasser 64 caractères.

Une autre restriction souvent négligée par les débutants est le fait d’attribuer à un champ un nom utilisé par Microsoft Access.
Ces termes dits « réservés » sont proscrits.
Vous ne pouvez pas par exemple nommer un champ : « Date » ou « Nom« etc. choisissez plutôt DateReception ou encore NomEleve.

Pour voir la liste complète des Mots réservés d’Access, tapez « Mots et symboles réservés » dans l’aide d’Access.
Ou bien tapez « Mots et symboles réservés » dans Google.
Ah ! J’ai oublié de vous le dire ; l’aide en ligne de Microsoft Access est toujours à votre disposition, vous pouvez l’activer à tout moment en tapant  la touche F1 au clavier lorsque vous êtes sur Access. Elle vous sera d’une grande utilité lorsque je décide de vous quitter ! Ne paniquez surtout pas, ça ne sera pas à mi-chemin !

Astuce :

Mon astuce : et d’ailleurs c’est celle qu’utilisent aussi les développeurs chevronnés ! N’abusez pas des abréviations et donnez des noms significatifs à vos champs pour que vous puissiez les repérer facilement au fur et à mesure que votre base de données grandisse.
Bien que Ms Access vous autorise des noms comprenant des espaces, des caractères spéciaux et des caractères accentués, je vous conseille d’utiliser uniquement des lettres et des chiffres et remplacez l’espace par des tirets (-) ou (_). Préférez par exemple Nom_Eleve au lieu de Nom élève.
Personnellement, je n’utilise même pas le tiret : La première lettre de chaque mot en majuscule et le tout est lié et sans accents. Exemple NomEleveDateNaissancePrixUnitaire, etc.
Ceci est valable également pour nommer les objets d’Access : les tables, les formulaires, les requêtes, les macros et même le nom de fichier de base de données.

Revenons à nos moutons !
Dans la première case Nom de champ, tapez NumEvaluation, c’est là qu’on va stocker le numéro de l’évaluation.
Dans la case Type de données située en regard de ce que vous venez de taper, cliquez sur le petit bouton à droite (voir figure) pour sélectionner un type pour ce champ.

créer champ table

 

Sélectionnez Numérique par exemple. Mais avant de continuer sur la création de la table, vous voulez sans doute apprendre d’avantage sur les Types de champs.

Quels types de champs puis-je utiliser dans Access ?

La structure de la table (mode création) vous permet de créer et d’afficher ou de modifier éventuellement la liste des champs et de leurs types. Chaque champ est caractérisé par un type bien précis, c’est-à-dire la valeur autorisée pour être stockée dans ce champ. S’agit-il d’un champ de type textenumériquedate ou autre.
Les types de données supportés par Access comptent une dizaine et voilà leur liste exhaustive :

  • Texte court : vous pouvez y stocker du texte ou des valeurs alphanumériques courtes, telles qu’un nom de famille, un nom de produit, une adresse etc. la longueur maximale autorisée étant de 255 caractères. (c’est le type par défaut attribué par Access aux champs auxquels vous n’avez pas défini de type)
  • Texte long : comme son nom l’indique, ce type est utilisé pour stocker des blocs de texte longs (Jusqu’à 63 999 caractères). il remplace le type Mémo dans les versions précédentes. Les champs de type Texte long : sont souvent utilisés pour des descriptions de produit détaillées, des observations sur un employé, etc.
  • Numérique : des chiffres et des nombres de tout type, telles que les poids, les tailles, les effectifs, etc. Notez qu’il existe un type de données particulier pour présenter les valeurs monétaires.
  • Monétaire : Que des valeurs monétaires. (La devise étant configurable dans le panneau de configuration de Windows).
  • Date/Heure : Des dates et des heures, exemple : date de naissance, date de péremption, heure d’arrivée, etc.
  • Oui/Non : Valeurs booléennes, pratique pour stocker une modalité à deux options : oui/non, vrai/faux, valide/non valide, payé/non payé, etc.
  • Numéro Auto : Nombres générés automatiquement pour chaque nouvel enregistrement. Il est utile pour différencier chaque enregistrement d’une manière automatique.
  • Objet OLE : Objets tels que les documents Word, Excel, des sons, des images, etc. Idéal pour attribuer une photo à un produit ou à une personne.
  • Pièce jointe : Fichiers joints à un enregistrement, tels que des pdfs, un document scanné par exemple. Il est possible de joindre plusieurs fichiers par enregistrement. Ce type de données n’est pas disponible dans les versions antérieures d’Access.
  • Lien hypertexte : Du texte ou combinaisons de texte et de nombres enregistrées sous forme de texte et utilisées comme Liens hypertexte, tels que les adresses de messagerie et des sites web ou simplement des liens vers des fichiers dans votre ordinateur.
  • Calculé : aussi c’est un nouveau type. que je ne vous conseille pas ! la mission des tables étant de stocker des données brutes. laissons la mission des calculs aux requêtes !

Voilà, vous pouvez maintenant continuer sur la création de votre table.
Tapez le nom du deuxième champ : SujetEvaluation et accordez-lui le type texte court. Puis, dans la troisième ligne, tapez le dernier champ : TypeEvaluation et donnez-lui également le type texte court.
Le résultat doit être identique à cette figure :

créer champ table 1

Essayez maintenant d’enregistrez la table (bouton droit sur l’onglet Table1), dans le menu contextuel, choisissez Enregistrer. Dans la boite Enregistrer sous, effacez Table1 et entrez EvaluationsTb. Puis cliquez sur le bouton OK.

enregistrer table

Lorsque vous voyez apparaître le message suivant, cliquez sur le bouton Non.

enregistrer table 1

A travers ce message pas gentil ! Access vous explique l’importance d’une clé primaire et vous demande d’en créer une pour votre table. En fait, si vous cliquez sur OuiAccess s’en charge et crée une pour vous.
Pour nous, on lui a dit Non merci ! On va la définir plus tard.
Votre table EvaluationsTb est maintenant créée et enregistrée. Vous la voyez désormais dans le volet de navigation à gauche.
Si vous l’avez déjà fermé, ré-ouvrez-la en mode création et passons à autre chose.

Et la description ?

La description d’un champ consiste à écrire quelques mots décrivant la nature du champ en question pour s’en souvenir ultérieurement.
Cependant, La description du champ n’est pas obligatoire. Vous pouvez l’omettre pour le moment.

Nota benne

La description des champs est parfois utilisée par les développeurs pour y mettre une aide ou un conseil destiné aux futurs utilisateurs de l’application, ou bien des restrictions concernant la saisie des données.
Le texte de la description sera affiché dans la barre d’état située tout en bas de l’objet actif (une table ou un formulaire) lors de la saisie. C’est à dire lorsque le curseur est positionné dans le champ en question, vous pouvez voir par exemple une aide du genre : « Tapez le nom complet de l’étudiant».
À savoir également que cette description va nous aider pour la nomination des champs dans formulaires, Etats, etc. On aura l’occasion de voir ça !

L’assistant liste de choix :

C’est quoi ?
Vous avez sans doute constaté en bas de la liste des types de données une entrée appelée « Assistant liste de choix », et bien sachez que ce n’est pas un autre type de données que j’ai oublié !
Cette option permet, une fois activée, de lancer un assistant qui vous guidera pour la création d’une liste de choix.
Mais c’est quoi encore ce truc ? Me diriez-vous.
Cette technique a été inventée dans le but de faciliter la saisie des données. Ainsi, au lieu de taper des valeurs dans un champ, l’utilisateur pourra tout simplement les sélectionner dans une liste préétablie.
Essayons-le tout de suite :
La table EvaluationTb étant toujours ouverte en mode création, nous allons créer une liste de choix pour le dernier champ : TypeEvaluation.
Allez au champ : TypeEvaluation et cliquez dans la case de son type. A l’aide du petit bouton situé à droite de la case type (voir figure en dessous), choisissez : Assistant liste de choix.

liste de choix

Et hop, l’assistant liste de choix est à votre service.
Dans le premier écran qui s’ouvre, cochez le petit bouton rond intitulé : «Je taperai les valeurs souhaitées ».
Puis cliquez sur le bouton suivant en bas.
liste choix 1

Le deuxième écran vous invite à taper les valeurs de la liste.
Tapez dans la première ligne : En classe Et dans la deuxième, tapez : Hors classe. Comme ceci :
liste choix 2

Vous l’avez constaté, vous pouvez proposer aux futurs utilisateurs une liste assez longue. Cliquez ensuite sur le bouton Suivant.
Ne changez rien dans la dernière boite qui s’ouvre et cliquez seulement sur le bouton Terminer.

Résultat : aucun changement !

C’est tout à fait normal, votre liste de choix est bel et bien créée. Mais, vous ne verrez le miracle que lorsque vous commencerez la saisie des données.
Vous l’avez deviné j’espère ! C’est en mode Feuille de données qu’on peut saisir des données dans notre table.

Allons-y !

Mais avant, on doit définir une clé primaire à notre table.

Un champ pas comme les autres : la clé primaire

La clé primaire n’est qu’un champ ou un ensemble de champs de votre table qu’on décide de définir comme clé primaire de la table.
La clé primaire sert à identifier chaque enregistrement de façon unique. Cela veut dire que la valeur de la clé primaire ne se répète jamais dans une table et ne peut aussi contenir une valeur nulle.
La clé primaire vous servira ultérieurement à lier d’une manière logique les données contenues dans différentes tables. N’anticipez pas les choses ! Nous allons aborder tout ça dans le chapitre qui traite des relations entre les tables.

La définition d’une clé primaire est assez simple :

  1. Ouvrez la table EvaluationsTb en mode création.
  2. Cliquez dans le champ NumEvaluation.
  3. Cliquez sur l’icône sous forme de petite clé jaune dans le ruban, et le tour est joué !

clé primaire

Une petite clé jaune est placée à côté du champ NumEvaluation.
Remarque : Pour la supprimer, cliquez une autre fois sur la même icône.
Laissez-la pour le moment, enregistrez et fermez la table.
Donc, le numéro de l’évaluation qu’on va saisir par la suite doit identifier chaque Evaluation d’une manière unique.

Comment ? Vous êtes fatigués ?
Enregistrez votre table et fermez-la. Vous êtes des grands maintenant, vous savez le faire !
Quittez Access. Et rendez-vous à la saisie des données !

Saisie des données dans une table Access

Ouvrez la table EvaluationsTb. Pour le faire double cliquez sur son nom dans le volet de navigation.
Commencez à entrer ces quelques données :

saisie de données

Voilà quelques astuces pour vous faciliter la saisie :

  • Pour vous déplacer d’un champ à l’autre, vous pouvez utiliser les touches du clavier :

* Soit la touche Tabulation (recommandée). touche tabulation
* Soit la touche Entrée ou bien les touches de direction (voir image clavier ci-dessous)
clavier

Cependant la touche Entrée ou celles de direction peuvent avoir d’autres effets selon le contenu et le type du champ dans lequel elles sont utilisées. Exemple : la touche de direction droite vous permet de passer d’une lettre de texte à l’autre avant de passer au champ suivant. La touche Entrée pourra vous renvoyer à la ligne lorsque le champ est multi-lignes.

  • Vous n’avez pas besoin d’enregistrer après avoir saisi un enregistrement. En effet, Access procède à la sauvegarde automatique de chaque enregistrement une fois vous passez à l’enregistrement suivant.
  •  Les petites icônes affichées en face des enregistrements au moment de la saisie ne sont pas là juste pour faire joli, elles ont une signification :
 bouton modofication : vous indique que l’enregistrement est encours d’édition.
 bouton nouveau : vous invite à saisir un nouvel enregistrement.

Avez-vous terminé la saisie des données ?
Si non, prenez votre temps, on n’est pas pressés !

Plus de précisions sur la création de tables Access

Les propriétés des champs

On va travailler toujours sur la table EvaluationsTb. Ouvrez-la cette fois en mode création.

Note : pour ouvrir une table Access en mode création, vous connaissez déjà une méthode : Ouvrir la table en mode Feuille de donnée en double cliquant sur son nom dans le volet de navigation puis effectuer un clic droit sur son onglet et choisir mode création dans le menu contextuel.
Vous pouvez aussi cliquer sur l’icône Création en haut dans le ruban. Ou encore sur le bouton approprié en bas de la fenêtre Access.
L’autre méthode consiste à cliquer à l’aide du bouton droit sur le nom de la table dans le volet de navigation (sans l’ouvrir) et choisir mode création dans le menu contextuel qui s’affiche. La figure ci-dessous vous montre toutes ces possibilités (on va ne pas y revenir !)

propriétés champ table

La table EvaluationsTb ouverte en mode création, cliquez sur le premier champ : NumEvaluation.
La partie inférieure de la fenêtre création vous montre les propriétés du champ sélectionné comme vous pouvez le voir sur cette figure :

propriétés champ 1

Cela veut dire qu’en plus du type attribué à un champ, Access vous permet de préciser d’avantage de caractéristiques pour le champ voulu.
Vous pouvez ainsi choisir quelques propriétés pour restreindre les valeurs autorisées pour un champ donné.
Vous n’êtes pas obligés de définir toutes les propriétés d’un champ Access. Définissez seulement celles qui vous intéressent.
Allez par exemple à la propriété « Valide si » et tapez « <10 »
C’est-à-dire que le numéro de l’évaluation ne peut dépasser 10. Access n’autorisera alors que des valeurs inférieur à 20 pour ce champ.
Juste avant la propriété « Valide si », il y’a une propriété « Valeur par défaut » vous pouvez supprimer le Zéro ; je ne veux pas de valeurs automatiques pour ce champ.

Note : Le cadre à droite des propriétés affiche un texte d’aide à chaque fois que vous cliquez sur une propriété. N’hésitez pas alors à y jeter un coup d’œil, ça pourra vous aider à bien définir les propriétés de vos champs.

Cliquez maintenant dans le champ SujetEvaluation et regardez dans ses propriétés, vous remarquez que ces dernières changent. C’est tout à fait normal ; les propriétés d’un champ numérique diffèrent de celles d’un champ texte.

Cliquez ensuite sur le dernier champ TypeEvaluation, puis activez l’onglet liste de choix dans les propriétés en bas.

propriétés champ 2

Vous verrez ainsi toutes les caractéristiques de ce champ –liste de choix-. Vous pouvez les examinez, mais n’y changez rien pour le moment vous aurez l’occasion d’utiliser quelques-unes d’elles ultérieurement.

Dans la suite de cette formation, les propriétés des champs vont énormément nous aider à définir ce que l’on appelle les règles de validation ; c’est une sorte de contrôle appliqué sur les tables ou les formulaires pour aider les futurs utilisateurs à saisir des informations valides et ne permettre que les valeurs autorisées.
Maintenant, nous allons savoir comment modifier une table Access déjà en place.

Modifier la structure d’une table Access

Il arrive parfois que vous voulez modifier une table que vous avez créée auparavant : ajouter un nouveau champ, changer le nom d’un autre, ou encore modifier son type ou ses propriétés.
Retenez bien le terme : Structure de table. Il fait partie de la terminologie utilisée dans le monde des bases de données, et veut dire : tout ce qui compose une table. C’est-à-dire : les champs, leurs types, leurs propriétés, la clé primaires et éventuellement les relations qu’elle peut avoir avec d’autres tables de la base de données.

Comment ajouter un nouveau champ à une table existante ?

Dans ce qui suit, nous allons modifier la table EvaluationsTb. Nous y ajouterons un nouveau champ : DateEvaluation. Pour cela, ouvrez une autre fois la table EvaluationsTb en mode création si vous l’avez déjà fermée.
Pour insérer le champ DateEvaluation, juste avant le champ SujetEvaluation, procédez en suivant les étapes suivantes :

  1. Cliquez à l’aide du bouton droit dans le champ SujetEvaluation.
  2. Choisissez la commande «Insérer des lignes »
  3. Dans la ligne vide qui se met à votre disposition, tapez DateEvaluation.
  4. Choisissez le type Date/heure pour ce champ.

Votre table doit se présenter ainsi
modification champ

Votre nouveau champ est maintenant créé. Enregistrez votre table avant de continuer.

Astuce :

Vous connaissez déjà une méthode pour enregistrer un objet Access : bouton droit sur l’onglet de l’objet, exemple : table, puis choisir Enregistrer dans le menu contextuel.
Une autre méthode consiste à cliquer sur le bouton Enregistrer symbolisé par une petite disquette tout en haut à gauche de la fenêtre Access (dans la barre appelée : Barre d’outil Accès rapide c’est une barre commune dans tous les logiciels office depuis la version 2007). acces rapide
Autre technique plus pratique : vous pouvez utiliser votre clavier, maintenez la touche Ctrl de votre clavier enfoncée et tapez la touche S (pour s’en souvenir, « S » veut dire « Save » en anglais, en français : sauvegarder ou enregistrer).

Maintenant, nous allons s’assurer que le nouveau champ DateEvaluation a bien été ajouté à votre table.
Ouvrez la table EvaluationsTb cette fois en mode feuille de données.
Vous pouvez voir le champ DtaeEvaluation encore vierge.
Tapez des dates fictives pour les 4 évaluations déjà saisies.

 

Pour vous aider à saisir des dates, Access affiche un petit bouton à côté du champ Date lorsque vous cliquez dedans.
Ce bouton permet une fois cliqué de mettre à votre disposition un calendrier dans lequel vous pouvez choisir la date désirée en cliquant dessus.

champ date

Bien servi. Non ? Merci Access !

Comment supprimer un champ d’une table ?

Toujours dans la modification de la structure de table, vous pouvez supprimer un champ. La manipulation est aussi simple : la table doit être ouverte en mode création.

  1. Cliquez à l’aide du bouton droit dans le champ que vous voulez supprimer.
  2. Choisissez la commande Supprimer des lignes dans le menu contextuel
  3. Access vous demande de confirmer la suppression.
  4. Si vous êtes sûr de ce que vous faites ! Cliquez sur Oui dans la boite de dialogue qui s’ouvre, et le tour est joué.

 Autres modifications possibles :

Vous pouvez aussi modifier le nom d’un champ, son type ou ses propriétés. Comme vous pouvez également changer le ou les champs qui servent comme clé primaire. Cependant cela est faisable pour une table encore vide. Les changements effectués dans les tables contenant déjà des données peuvent provoquer des problèmes !

Maintenant, vous savez tout sur les tables Access. Alors, fermez tous les objets ouverts et faites ce petit exercice :

Entraînez-vous !

Dans cet exercice, il vous est demandé de modifier la table ElevesTb.

        1. Changez le nom du champ «  » en « NumEleve »
        2. Créez une liste de choix pour le champ Sexe (l’utilisateur doit choisir entre l’entrée M ou F).
        3. Supprimez le champ « Note ».
        4. Insérez à sa place un champ « Redoublant » et attribuez lui le type : Oui/non.
        5. Enregistrez la table ElevesTb.

Vous devez avoir une table qui ressemble à ça :

table fini

Ouvrez la table ElevesTB en mode feuille de données, puis, complétez la saisie les données comme ceci :

table fini 1

Vous avez réalisé cet exercice tout seul? !
Félicitations ! Vous savez maintenant créer et modifier des tables Access

.Vous méritez alors un petit repos avant de passer au chapitre suivant !
Sinon, Reprenez doucement ce chapitre. C’est primordial pour avancer !


 

Ce que vous devez retenir sur les tables Access !

Une table Access est un objet parmi les objets qui composent une base de données Access. Elle sert à stocker des données.
Une table Access est similaire à un tableau avec des colonnes appelées : Champs, et des lignes appelées : Enregistrements. Pour créer une table en mode création suivez la procédure décrite ci-dessous :
1- Activez l’onglet Créer du Ruban Access, puis cliquez sur le bouton Création de table en dessous.
2- Dans la première case entrez le nom du champ (respectez les règles énoncées en haut)
3- Déplacez-vous sur la case Type à coté, déroulez le menu et choisissez le type souhaité.
4- Vous pouvez entrer une description en regard du champ crée (facultatif).
5- Fixez éventuellement quelques propriétés pour ce champ si nécessaire.
6- Répétez les étapes de 2 à 5 pour créer les autres champs.
7- Définissez une clé primaire pour votre table (obligatoire).
8- N’oubliez pas d’enregistrer votre table après chaque modification.
Access vous permet de commuter entre:
Le mode création, pour créer et modifier la structure de votre table
Le mode feuille de données, pour afficher et saisir des données


 

Avant de passer à la suite de ce cours, je vous propose de tester vos nouvelles connaissances à l’aide de ce petit QCM :
Q.C.M : Tables Access

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