Formulaires

Avant-gout :

Si vous décidez de faire de votre fichier de BD Access une véritable application, vous ne pourrez pas s’en passer des formulaires. Ils constituent en quelque sorte la vitrine de votre application.

Un formulaire est la partie visible de l’iceberg, c’est l’objet le plus ‘palpable’ par l’utilisateur, c’est là que vous pouvez mettre l’information utilisable par ce dernier : des données à consulter ou à modifier, des messages, des boites de dialogue, des boutons de commandes, des images et j’en passe.

Les fonctions d’un formulaire Access sont multiples, je vous laisse les découvrir tout de suite !

C’est quoi un formulaire Access et à quoi ça sert ?

Un formulaire est un objet de Microsoft Access, il vous permet d’abord d’afficher d’une manière agréable les données contenues dans les tables et requêtes de votre BD. Et vous pouvez grâce à une simple manipulation (verrouillage) interdire la modification des données affichées, l’utilisateur peut ainsi consulter les données mais ne peut pas les changer.

Mais la mission importante d’un formulaire est la saisie des informations dans une table (masque de saisie).  En effet, la saisie de donnée directement dans une table reste possible mais loin d’être pratique, ni sécurisée! Les formulaires s’acquittent efficacement de cette tâche.

A l’aide des champs (zone de saisie) des cases à cocher, des listes de choix, des boutons de commandes, etc., vous pouvez aisément entrer, chercher, modifier, filtrer et supprimer les données de votre base de données.

Vous pouvez aussi facilement rendre vos formulaires intelligents à l’aide de ce que l’on appelle des règles de validation de données pour empêcher un utilisateur maladroit ou même malintentionné de saisir des bêtises et de ne permettre ainsi que des entrées appropriées.

Les formulaires peuvent également vous servir pour afficher des messages, créer des boites de dialogues pour interagir avec l’utilisateur de votre application, ou encore pour confectionner une belle interface de démarrage de votre application.

Comment créer un formulaire dans Access ?

 Vous ne savez pas d’où commencer ?

Access vous offre le choix entre 03 méthodes pour créer un formulaire :

  • Création de formulaire rapide: un formulaire en un clin d’œil (nous avons utilisé cette méthode lors du premier chapitre)
  • Utiliser l’assistant formulaire: vous fournissez quelques informations et Access travaille à votre place pour vous créer le formulaire.
  • Créer le formulaire en mode création: vous n’êtes pas totalement satisfait des résultats précédents ?  mettez la main à la patte et créez votre formulaire de toute pièce. Bon choix !

Note : Quelle que soit la méthode adoptée pour créer votre formulaire, il vous est toujours possible de modifier et de métamorphoser votre formulaire comme bon vous semble.

  1. Créer un formulaire rapide 

Avec un petit tour de main, Access vous génère rapidement un premier formulaire.

On a déjà vu ça au chapitre « Découverte ». On ne va pas perdre du temps là-dessus, vous pouvez la revoir si vous voulez !

  1. Créer un formulaire à l’aide de l’assistant d’Access 

Cette méthode assistée est la plus avantageuse, surtout pour les débutants. Elle vous offre plus d’options. Et c’est celle qu’on va utiliser pour l’exercice suivant !

  1. Créer un formulaire en mode création 

Utiliser le mode création veut dire qu’il faut se retrousser les manches pour créer le formulaire manuellement.

Conclusion :

Vous le savez maintenant, la méthode assisté est certes la plus pratique pour créer un formulaire lié à des données. Cependant, le mode création s’avère le plus adapté dans le cas où le formulaire n’est pas lié au donnés (boite de dialogue, message, interface, etc.) 

Astuce pratique :

Personnellement je préfère utiliser la méthode de l’assistant pour créer une première esquisse du formulaire, puis basculer vers le mode création pour le peaufiner à mon goût.

  Exercice :

Attachez vos ceintures, on va créer un beau formulaire pour nos élèves. Comme celui-ci:

fiche élève animé

Tout d’abords, téléchargez ci-dessous le fichier Access qui vous servira tout au long de ce TP :

Formulaires-TP

  • Ouvrez la base de données Formulaires-TP
  • Procédez comme sur la figure pour lancer l’assistant de création de formulaire :
  1. Dans le volet de navigation, cliquez une seule fois sur la table ElevesTB pour la sélectionner
  2. Activez l’onglet Créer du Ruban
  3. Cliquez ensuite sur le bouton Assistant Formulaire

créer formulaire Access

 

Sur la première boite de dialogue qui s’affiche (figure en bas) :

  1. Assurez-vous que c’est bien le nom de la table ElevesTB qui est affiché dans la zone Tables/Requêtes
  2. Cliquez sur le bouton Double-flèches pour choisir tous les champs de la table
  3. Puis, cliquez sur le bouton Suivant;

créer formulaire Access

  • Dans la seconde fenêtre, ne faites rien, cliquez seulement sur le bouton Suivant
  • La dernière fenêtre vous demande d’entrer un nom pour votre formulaire. Tapez ElevesFR, puis cliquez sur le bouton Terminer.
  • Votre formulaire est créé et affiche le premier élève. En fait c’est la fiche d’une fille qui a l’air féroce !

Il nous reste maintenant à modifier ce formulaire pour le rendre plus beau.

Comment faire ?

Sur une zone vide du formulaire, cliquez sur le bouton droit de la souris pour afficher le menu contextuel, puis, choisissez la commande Mode Création.

Vous êtes maintenant sur le terrain de jeu, je vous invite à s’amuser un peu !

Mais avant, je vous livre quelques techniques et outils pour vous aider :

  • Pour supprimer un contrôle (un élément sur le formulaire, zone de texte etc), cliquez dessus puis taper le bouton Suppr de votre clavier
  • Voilà comment JOUER avec une zone de texte : Déplacer, agrandir, modifier l’étiquette, etc.

modifier zone de texte

Attention : le texte contenu dans la Zone de texte ne doit pas être modifié. Cependant, vous pouvez modifier le contenu de l’Etiquette.

Comment ajouter un cadre (celui en orange) à un formulaire ?

Lorsque vous travaillez dans le mode création de formulaire, vous constatez que l’onglet Création du Ruban est activé (à ne pas confondre avec l’onglet Créer).

L’onglet Création vous offre tous les outils pour construire votre formulaire.

Regardez cette petite manipulation pour insérer un cadre et comment le modifier:

animation insérer cadre formulaire

Comment insérer un bouton (Fermer) en bas de mon formulaire ?

En utilisant toujours l’onglet Création, procédez comme précédemment et choisissez le contrôle Bouton, puis cliquez et glissez là ou vous voulez le déposer. Une boite de dialogue s’affiche en vous demandant de choisir la mission de ce bouton.

Regardez l’animation suivante :

animation insérer bouton formulaire

Je vous ai tout donné, Allez au boulot !

Cet exercice vous est proposé uniquement dans le bus d’explorer les formulaires d’Access et comment en changer l’apparence.

Vous avez réalisé cet exercice ? vous avez encore des difficultés ? Pas grave ! C’est un début.

Nous allons appréhender d’autres aspects des formulaires dans la section suivante.

Apprendre d’avantage sur les formulaires Access

Structure d’un formulaire Access :

Un formulaire est constitué généralement de trois sections : une section Entête du formulaire, une section Détail et une section Pied du formulaire.

structure du formulaire

 

Astuce : Pour afficher ou supprimer l’Entête/pied de formulaire, utilisez le bouton droit de la souris sur le formulaire en mode création, puis activez ou désactiver « Entête/pied de formulaire » dans le menu contextuel.

Les contrôles :

Une fois que vous êtes sur le Mode création de formulaire, l’onglet Création du Ruban est activé et vous offre tous les outils pour confectionner votre formulaire

Tout objet que vous pouvez insérer sur un formulaire s’appelle un Contrôle, je vous liste ci-dessous les plus utilisés :

  • Etiquette : un simple conteneur de texte (un titre, une désignation d’un champ, etc.), indépendant des données.
  • Zone de texte : pour afficher le contenu d’un champ de table ou de requête (dépendant, à ne pas confondre avec l’Etiquette). Une zone de texte peut aussi contenir une formule de calcul.
  • Bouton de commande : analogue à tous les boutons que vous pouvez cliquer dans un autre logiciel pour effectuer une tache bien précise. Vous avez créé un bouton Fermer lors de l’exercice précédent.
  • Zone de liste : comme son nom laisse deviner, c’est une zone qui affiche une lise de données et dans laquelle vous pouvez choisir une entrée.
  • Zone de liste déroulante : c’est une zone de texte avec une petite flèche à droite qui permet de sélectionner une entrée sans devoir la saisir. Très pratique pour aider à la saisie de données déjà connues.  Voir ci-dessous la différence Zone de liste VS Zone de liste déroulante 

zone de liste vs zone zone de liste déroulante

  • Sous-formulaire : c’est un formulaire qu’on insère à l’intérieur d’un autre formulaire, c’est le fils du formulaire, le fils sur le dos du papa !  Je ne rigole pas, on va voir tout ça en action.
  • Rectangle : un simple rectangle pour distinguer un groupe d’objets, faire des séparations, ou simplement pour décorer !
  • Trait : même chose, vous pouvez avoir besoin des traits pour la même raison.

Insérer un contrôle dans un formulaire

Comme vous l’avez déjà constaté, c’est l’onglet Création du Ruban qui nous permet d’insérer des contrôles. Mais attention l’onglet Création n’est accessible que lorsque vous êtes en mode création d’un formulaire ou d’un Etat.

Pour ajouter un contrôle à votre formulaire, rien de sorcier !

  • Sélectionner le contrôle voulu (en effectuant un simple clic dessus),
  • Allez à l’endroit où vous voulez le déposer, puis cliquer et sans relâcher le bouton de la souris, glisser à droite jusqu’à ce que vous obtenez la forme désirée puis relâchez.
  • Une fois le contrôle en place, vous pouvez en modifier les propriétés (voir le TP en bas ; on va insérer une zone de texte qui contient le nom et le prénom de l’élève)

Nota bene : Comme vous avez remarqué lors de la création du bouton Fermer de l’exercice précédent, un assistant vous a accompagné pour la réalisation de cette tâche. Et bien sachez qu’il y’a d’autres contrôles qui nécessite l’intervention de l’ordinateur pour vous porter un coup de main sauf si vous vous sentez plus fort que lui ! Vous pouvez désactiver les assistants comme sur la figure ci-dessous :

assistant contrôle

 

Disposition des contrôles sur un formulaire

Le plus souvent vous êtes amenés à changer la disposition des contrôles sur votre formulaire en quête de l’apparence souhaitée. On a déjà vu comment changer la taille et la position des champs manuellement, mais cette manœuvre peut devenir délicate lorsqu’il s’agit d’un grand nombre de contrôles.
Juste à côté de l’onglet Création du Ruban, il existe l’onglet Organisation qui vous permet d’effectuer ces manipulations sur une sélection de contrôles, modifier la taille aligner, etc.

Nota bene :
Pour sélectionner un groupe de contrôles, vous pouvez utiliser l’une des deux méthodes ;
– Cliquez sur le premier contrôle, maintenez le bouton Ctrl du clavier enfoncé tout en cliquant sur les autres contrôles.
– Cliquer juste à côté d’un contrôle et glissez en dessinant un rectangle qui renferme tous les autres contrôles que vous voulez sélectionner. Regarder ci-dessous:

sélection, disposition des contrôles

 

Ordre de tabulation 

Imaginez un utilisateur de votre application qui commence à saisir des donnés sur le formulaire Mes élèves. Il entre le Nom de l’élève, il tape la touche Entrée du clavier pour passer au champ suivant (Prénom), et hop il se trouve dans le champ Date de naissance. Alors, pour éviter de telle surprise, à chaque fois que vous modifiez la disposition des champs dans un formulaire, pensez à vérifier la succession logique des champs.

Toujours dans le mode création de formulaire, activez le menu contextuel (bouton droit sur une surface vierge), puis, choisissez Ordre de tabulation. La fenêtre ci-dessous apparait. Pour déplacer un champ, vous n’avez qu’à cliquer sur le petit bouton à côté et glisser vers la position souhaitée.

ordre de tabulation

 

Petit conseil : lors de la saisie des données, on s’est habitué à utiliser la touche Entrée pour passer d’un champ à l’autre, or la touche entrée pourrait avoir un autre effet, utiliser plutôt la touche Tabtouche tabulation

Régler les propriétés d’un contrôle : La feuille de propriétés

Chaque contrôle possède sa Feuille de propriétés, une sorte de fiche d’identité qui comporte un ensemble de critères décrivant l’apparence, la disposition et le comportement de chaque contrôle.

Comment afficher la Feuille de propriétés d’un contrôle ?
Ce dernier étant activé (un seul clic dessus), vous tapez la touche F4 du clavier.
Ou bien, cliquez sur le contrôle en question par exemple une zone de texte, bouton droità menu contextuelà propriétés.

Voilà par exemple une Feuille de propriétés d’une zone de texte :

feuille de propriétés d'un contrôle

 

La feuille de propriétés comporte quatre onglets :

  • L’onglet Format: inclus tous les aspects qui contrôlent l’apparence du contrôle : forme, couleur,…
  • L’onglet Données : tout ce qui concerne les données : la source de données sous-jacente, valeur par défaut, les règles de validation, etc.
  • L’onglet Evénement: c’est le comportement du contrôle en réponse à des événements : un clic de souris, une entrée de donnée etc., (c’est encore nouveau pour vous, mais on va voir tout ça ultérieurement).
  • L’onglet Autres: comme son nom l’indique, vous y trouverez d’autre caractéristique, par exemple le nom du contrôle (à ne pas confondre avec une étiquette) c’est le nom avec lequel est identifié chaque contrôle dans votre base de données et est réutilisé par exemple dans les formules de calcul.
  • L’onglet Toutes: regroupes toutes les propriétés qu’on a vu dans les onglets précédents.

Reste à vous dire que les critères que renferme la feuille de propriétés diffèrent selon l’objet que vous avez sélectionné.

Pour afficher la Feuille de propriétés d’un formulaire tout entier, cliquez avec le bouton droit de la souris n’importe où sur le formulaire en mode création, puis choisissez Propriétés du formulaire dans le menu contextuel.

Vous pouvez aussi effectuer un double clic sir le petit carré noir sur le coin haut à gauche du formulaire lorsqu’il est en mode création:

propriétés du formulaire

Profitez-en pour donner une identité à votre application !

Changer la propriété Légende du formulaire, tapez « Mon application » par exemple.

Cela affiche le titre de votre application sur la barre de titre du formulaire. Vous pouvez utiliser cette astuce sur tous les formulaires de votre application.

Les champs calculés

Les zones de texte se chargent habituellement d’afficher le contenu d’un champ émanent d’une table ou d’une requête. Néanmoins, elles peuvent aussi servir pour afficher le résultat d’une formule de calcul.

Dans le TP qui suit, on ne va pas faire un vrai calcul, étant donné que notre formulaire ne comporte pas de données chiffrées.
On va se contenter d’un champ calculé qui nous affiche à la fois le nom et le prénom de l’élève, c’est ce qu’on appelle une concaténation de textes.

TP :

  • Ouvrez le formulaire ElevesFr que vous avez déjà créé
  • Basculez en mode création de formulaire
  • Insérer une zone de texte en haut de la photo
  • Supprimer son étiquette (sélection + Sup du clavier)
  • Positionnez le curseur à l’intérieur de la zone de texte
  • Tapez ce qui suit : =[PrenomEleve] &  »  » & [nomEleve]
  • Changez sa propriété style fond en  Transparent ;
  • Interdire l’accès à ce champ : Activé = Non ; Verrouillé = Oui (Onglet Données)
  • Enregistrer et fermer le formulaire, puis ré-ouvrir pour voir le résultat

champ calculé

Retenez bien ces quelques règles :

  • Une formule de calcul doit être insérée dans une zone de texte
  • Chaque formule de calcul commence par le signe égal ( = )
  • Les champs utilisés dans une formule sont entourés par deux crochets
  • L’esperluette & (le E commercial) est utilisé pour concaténer des textes.

Un sous-formulaire (Père/fils)

sefq

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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