Découverte

Première découverte

Une application Access en une demi-heure !!

Ce chapitre est obligatoire! Il est conçu sous forme d’un tutoriel pas à pas qui vous permettra de créer votre première mini-application Access. Son objectif et de prendre contact et de faire un tour d’horizon dans les différents objets d’Access, et aussi de savoir comment tout ça fonctionne et commencer à se familiariser avec la terminologie utilisée dans le monde des bases de données.

Ce guide va vous aider à créer une petite application qui contient une table, une requête, un formulaire, deux états et une macro.

Suivez doucement ce tutoriel et prière de ne rien toucher ! Sauf ce qui vous sera demandé !

Allez au travail !

Etape 1 : Créer un nouveau fichier de base de données.

Ouvrez d’abord le logiciel Microsoft Access. Pour cela :

  1. Cliquez sur le bouton Démarrer de Windows 7  boutton-demarrer-windows
  2. Cliquez sur Tous les programmes
  3. Cherchez le dossier Microsoft Office
  4. Cliquez sur Microsoft Access.

Vous y êtes ?

Nota benne

Il se peut que vous disposiez déjà d’un raccourci de Ms Access sur le bureau de Windows, connu par cette icône icone-access  Si c’est le cas, double-cliquez dessus pour ouvrir Ms Access.
Ou bien cette icône est déjà épinglée à la barre des taches de Windows (la barre en bas de l’écran).  Si c’est le cas, effectuez un simple clic dessus pour ouvrir Ms Access.
Sinon, je vous conseille de l’épingler à la barre des taches, c’est la meilleure façon de lancer rapidement Access. Vous ne savez pas comment faire: Répétez les étapes précédentes jusqu’à 3, lorsque vous avez repéré l’entrée Microsoft Access, effectuez dessus un clic droit à l’aide de la souris et choisissez  « Épingler à la barre des taches » dans le menu contextuel.

Une fois Ms Access ouvert, cliquer sur «Base de données du Bureau Vide »

creer-bd

Puis, dans la boite de dialogue qui s’ouvre, dans la zone Nom du fichier, tapez le nom de votre fichier par exemple : Mes élèves. comme ceci:

nom de la base de donnée

Avant de cliquer sur le bouton Créer, choisissez éventuellement l’emplacement de votre fichier en cliquant sur le dossier jaune à coté,
Une boite de dialogue s’affiche en vous demandant où vous voulez mettre ce fichier ?

enregistrer basse de données

Pour enregistrer votre fichier notamment sur le Bureau de Windows, cliquez sur Bureau à gauche comme indiqué sur la figure, puis sur OK en bas.

Une fois de retour sur Access, cliquez sur le bouton Créer juste au dessous du nom de fichier que vous venez de taper. Voila, votre fichier est maintenant créé.

Etape 2 : Notre première Table

Access vous affiche au milieu de la fenêtre un onglet appelé Table1 pour vous aider à créer votre première table de la base de données.

créer table access

Cliquez sur « Cliquer pour Ajouter », choisissez Texte court dans la liste qui apparaît et tapez NomEleve.
Dans le champ suivant, faites de même pour entrer PrenomEleve, puis Sexe et Note comme illustré ci-dessous.

créer table access 1

Sur l’onglet Table1, Cliquez avec le bouton droit de votre souris. Dans le menu contextuel qui s’affiche et choisissez Enregistrer.

enregistre table access

Une boite de dialogue vous demande d’entrer le nom de la table. Tapez ElevesTB et validez en cliquant sur le bouton Ok. Puis fermez en utilisant le même menu contextuel  en choisissant Fermer.

Bravo ! Vous avez crée votre première table. C’est facile non ?

Désormais, vous voyez le nom de votre table toujours placée dans la barre latérale à gauche.

volet de navigation access

C’est ce que l’on appelle volet de navigation d’Access, c’est là où seront rangés tous les objets Access (tables, formulaires, requêtes, états et macros) enfin, toutes vos futures créations ! Pour ouvrir et utiliser un objet, il suffit d’effectuer un double clic dessus. C’est ce que nous allons faire tout de suite.

Alors, un nouveau souffle ! Et commencez à entrer ces quelques données.
Bon je sais, vous n’aimez pas la saisie ! Mais c’est inévitable pour progresser! Pour le moment ne touchez pas au champ N°. Il sera incrémenté automatiquement.
Commencez à tapez ces données comme ceci :

saisie de donnees access

Une fois terminé, fermez cette table en activant son onglet à l’aide du bouton droit de la souris et choisir Fermer dans le menu contextuel.

Nota benne

Pour fermer un objet dans Access, vous pouvez utiliser la méthode qu’on a utilisée pour la table: Clic droit sur son onglet puis choisir Fermer dans le menu contextuel. Ou bien vous pouvez cliquer sur la petite croix X en haut à droite de l’objet.
Attention: la petite croix X situé au coin haut droit d’Access permet de fermer tout le logiciel Ms Access.

Etape 3 : Notre premier Formulaire

A présent, nous allons créer un Formulaire. Croyez moi c’est encore plus facile. Suivez ces trois étapes :

  1. Dans le volet de navigation, vous en souvenez ? faites un simple clic sur la table ElevesTb pour la sélectionner (elle se met en surbrillance de couleur orange ou marron selon la version d’Access utilisée)
  2. Cliquez sur l’onglet Créer du Ruban d’Access tout en haut de la fenêtre Access comme illustré sur la figure.
  3. Cliquez sur Formulaire. Et le tour est joué !

créer formulaire access

Le formulaire est créé et occupe bel et bien la fenêtre Access comme ceci:

formulaire access

Comme vous pouvez le remarquer, le titre du formulaire est ElevesTb et il affiche le premier élève « Davolio». Le numéro de l’élève chez moi est 1 c’est un numéro attribué automatiquement par Access, ne vous en faites pas si ce n’est pas le même numéro chez vous.

Il ne vous reste qu’à enregistrer votre premier Formulaire. Pour le faire, Procédez comme vous avez fait pour la table et nommez le ElevesFR, Puis fermez-le.
Vous constatez qu’il se range gentiment dans le volet de navigation!

Avant de passer à l’étape suivante, découvrons notre formulaire. Activez-le en double cliquant dessus dans le volet de navigation. Une fois affiché, vous voyez en bas une barre horizontale comme celle-ci:

boutons de déplacement du formulaire

Enr : 1 sur 9 veut dire que vous êtes sur le premier enregistrement sur un total de 9 enregistrements.

Les autres boutons, appelés boutons de déplacement vous permettent de naviguer sur touts les enregistrements c’est à dire les élèves de la table ElevesTB comme illustré sur la figure.
Essayons maintenant d’ajouter un nouvel élève (seulement 1) il sera le 10ème. Une classe de 10 élèves! Vous êtes un enseignant gâté !
Pour cela, cliquez sur le bouton Ajouter nouveau et tapez les informations qui vous tombent dans la tète (un nom, un prénom, le sexe et une note). Ce n’est qu’un test alors, soyer généreux !!
Et comme d’habitude n’essayez pas d’entrer un numéro dans le champ  vous ne pouvez pas d’ailleurs le faire. Celui-ci étant verrouillé et ajouté automatiquement par l’ordinateur. Nous allons savoir plus loin dans ce cours à quoi ça sert.
Ecrivez en majuscule ou en minuscule ça n’a pas d’importance, nous allons savoir comment détourner tout ça.
Maintenant, Fermez votre formulaire et ouvrez la table ElevesTb. Quoi ?
Vous constatez qu’un élève à été ajouté aux enregistrements déja existants.
Conclusion bête ! Le formulaire nous a permis d’ajouter un élève dans la table ElevesTb ! Oui un formulaire permet de visualiser les enregistrements d’une table, les modifier si nécessaire et en ajouter d’autres. Et sachez aussi qu’un formulaire nous permet de faire plein d’autres choses que nous allons découvrir ensemble.

Etape 4 : Notre première Requête

Jusqu’ici, nous avons bâti un bon morceau de notre application. Cependant, l’objectif de toute application informatique qui se respecte ne s’arrête pas à la saisie et la modification des données ! L’ordinateur est censé nous aider à réaliser des taches plus laborieuses : extraire de longues listes selon des critères prédéfinis, faire des calculs plus complexes, élaborer des statistiques détaillées et nous soulager des taches répétitives etc.
Bonne nouvelle ! Les requêtes d’Access sont là pour réaliser la grande part de cette corvée.

Mais, c’est quoi une requête ?
Et ben c’est un truc qui nous permet d’interroger une base de données et de faire un grand nombre de manipulations sur les données saisies dans les tables.

Maintenant que nous avons tout donné à l’ordinateur nous avons droit à lui faire un petit interrogatoire :

  • Quel sont les élèves qui on eu la moyenne ?
  • Quel est le premier et le dernier élève de la classe ?
  • Pouvez-vous me donner la liste des garçons avec leur notes ?
  • Pouvez-vous me calculer la note moyenne de la classe ?
  • Aidez-moi à donner une appréciation automatiquement à chaque élève selon sa note !
  • …Etc

Et bien sachez que tout cela est réalisable grâce aux Requêtes d’Access.
En effet, à l’aide des Requêtes on peut réaliser un tas de choses dans une BD. Mais pour le moment on va uniquement découvrir comment ça fonctionne.

La création d’une nouvelle Requête est assez simple : un assistant peut vous guider.
Pour l’appeler cliquez sur l’onglet Créer du ruban en haut de la fenêtre d’Access (nous avons utilisé cet onglet lors de la création du formulaire vous en souvenez ?)
mais cette fois, vous cliquez sur le bouton Assistant requête (voir la figure ci-dessous) et suivez les instructions.

créer requête access

Dans la première boite de dialogue qui s’affiche ne modifiez rien et cliquez seulement sur le bouton OK.

Dans la deuxième boite qui s’affiche, assurez vous que la case Tables/requêtes affiche bien votre table c’est à dire la table ElevesTb, c’est la table sur laquelle va se baser notre requête. Si c’est le cas vous voyez dessous la liste des champs disponibles dans cette table : N°, NomEleve, PrenomEleve, etc.

Vous y êtes ? Nous allons maintenant sélectionner les champs à utiliser dans la requête. Dans notre cas on va décider de choisir tous les champs de la table. Pour cela cliquez sur le bouton double flèche >>.
Lorsque vous voyez que tous les champs se sont déplacés vers la droite, cliquez sur le bouton suivant comme indiqué dans la figure.

créer requête access

Dans la dernière boite qui s’affiche, ne changez rien. Cliquez seulement sur le bouton Terminer.

Résultat ?
Un truc qui ressemble à une table et qui reprend tous les enregistrements de ma table baptisé ElevesTB Requête.
requete en mode affichageEt ben c’est une requête en « Mode affichage ». Fermez-la et regardez dans le volet de navigation.
Avant de continuer assurez-vous que vous disposez dans le volet de navigation de trois objets: une table, une requête et un formulaire comme ci-dessous. C’est ça ?

volet de navigation access

Si ce n’est pas le cas, je vous suggère de reprendre ce tutoriel dès le début ! Il vaut mieux arriver en retard que d’arriver sans application Access !!

Vous y êtes ? On peut continuer ? allez-vous me dire: « a-t-on fait une requête pour simplement reprendre les enregistrements de la table? » et bien c’était juste pour vous montrer que la création de requête n’est pas tellement compliqué, et d’ailleurs, on a pas terminé. On va utiliser cette requête pour nous rendre un petit service : nous afficher la liste des garçons !

Alors, dans le volet de navigation pointez ElevesTB Requête et double cliquez dessus : La requête étant affichée, cliquez à l’aide du bouton droit de votre souris sur l’onglet de la requête. Vous verrez apparaître le menu contextuel comme dans la figure suivante :

menu-contextuel-requete

Cliquez sur Mode création. La requête s’affiche alors en mode création comme ceci :

mode-création-requete

Sur la ligne Critères indiquée par la flèche orange, allez tout droit juste au-dessous du champ Sexe cliquez dans la cellule et tapez la lettre m. (ne vous en faites pas pour la liste déroulante qui apparaît, on en a pas besoin pour le moment) Avec le bouton droit de la souris, cliquez sur l’onglet de la requête et choisissez cette fois Mode feuille de données.

résultat requete

Résultat : une requête affichant seulement quatre enregistrements. Mais, qu’est ce qu’est arrivé aux autres enregistrements ? Et ben l’ordinateur a bien voulu répondre à notre demande « listez-moi les garçons de la classe » Dans le menu contextuel de la requête (bouton droit sur son onglet) choisissez Enregistrer puis fermez la requête. vous savez maintenant le faire ! Nous avons presque terminé. Juste un Etat pour afficher mes résultats d’une manière adaptée à l’impression et quelques Macros pour automatiser mon application.

Etape 5 : Notre premier Etat

La création d’Etats est encore un jeu d’enfant. Dans le ruban situé tout en haut de la fenêtre Access, Utilisez toujours l’onglet Créer puis cliquez sur le bouton Assistant état comme le montre cette figure.

création Etat access

L’assistant démarre tout de suite en vous demandant de choisir la table ou la Requête qui va servir pour la création de l’Etat ainsi que les champs qui vont figurer sur ce dernier. C’est exactement comme la création de la requête !

création état 1

Dans cette boite de dialogue, assurez-vous d’abord que la case Table/Requête affiche bien la table ElevesTb, Puis faite passer à droite les champs qu’on veut afficher dans notre Etat à l’aide du bouton >comme illustré dans la figure. Dans cet exemple nous allons créer un Etat qui affiche tout simplement la liste complète de mes élèves. Sélectionnez un par un les champs (NomEleve, PrenomEleve et sexe) et faites les passer à droite à l’aide du bouton >. Cliquez ensuite sur le bouton Suivant.   Dans la deuxième boite de dialogue qui va s’afficher, ne modifiez rien et cliquer seulement sur le bouton Suivant. Même chose pour la dernière boite, cliquez seulement sur le bouton Terminer.   Résultat : une feuille qui affiche la liste de vos élèves : bravo c’est votre premier Etat. Vous l’avez réussi j’espère ? Alors pourquoi pas un autre Etat ? Allez un peu de courage, et créons un autre ! Mais avant, fermez l’Etat que vous avez créé, on va lui donner un nom plus explicite ListeEleves par exemple.Dans le volet de navigation à gauche, Cliquez à l’aide du bouton droit de la souris sur l’Etat que vous venez de créer ElevesTB, et choisissezRenommer dans le menu contextuel, access vous donne la main pour taper un nouveau nom pour votre Etat, tapez : ListeEleves 

Vous pensez que les garçons de votre classe semblent indifférents à vos cours ? Alors prouvons-le. Nous allons créer un Etat qui liste uniquement les garçons avec leurs notes. L’objectif est de vous montrer qu’un Etat peut être crée aussi à partir d’une requête.

Procédez comme pour le premier Etat et lancez l’assistant Etats. Mais attention ! Cette fois les données de l’état viendront de la requête des garçons qu’on a créé auparavant. Pour cela : Dans la première boite de l’assistant, cliquez sur la petite flèche à côté de la case Tables/requêtes comme vous montre l’illustration ci-dessous, et dans la liste déroulante qui s’affiche choisissez ElevesTb Requête.

création etat access

Parmi les champs qui s’affichent au-dessous, nous allons choisir cette fois les trois champs (NomEleve, PrenomEleve et Note). Cliquez ensuite sur SuivantSuivant, puis sur Terminer. Alors ? Vos garçon sont comment ? Maintenant, fermez l’état et passons à autre chose.

Etape 6 : Notre première Macro

Vous vous demandez c’est quoi encore ce truc !
Je ne vais rien vous dire maintenant et je vous laisse découvrir la surprise.
Pour créer une nouvelle Macro, nous allons procéder comme pour la création des objets précédents (Table,FormulaireRequête). Cliquez sur l’onglet Créer du Ruban en haut, puis sur le bouton Macro comme sur cette image :

création macro access

 

La fenêtre de création de Macros s’affiche alors dans la zone de travail comme ceci :

création macro-1

 

Dans la zone Ajouter une nouvelle action, cliquez sur la petite flèche noire à droite pour choisir une action, Choisissez OuvrirEtat. (Tapez la lettre O au clavier pour vous faciliter la sélection).
Dans Access, chaque action de Macro doit être paramétrée, pour cela il vous affiche la boite de paramétrage de l’action choisie comme ceci :

création macro-2

 

Cliquez sur la liste déroulante pour choisir le non de l’Etat, cliquez sur ListeEleves.
Juste en dessous, dans la ligne Affichage, choisissez Aperçu avant impression. Pour les autres arguments, laissez intact. Pour finir, enregistrez la Macro, (vous savez le faire maintenant !) et tapez comme nom « Ouvrir Liste de mes élèves » au lieu de Macro1, puis fermez-la. La création de Macros est facile, n’est-ce pas ?
Vous avez dit « Si » ?
Alors créez une autre pour ouvrir l’Etat ListeGarcons. Et nommez la « Ouvrir Liste des garçons ». Vous devez avoir maintenant dans le Volet de navigation (7) objets comme l’illustre cette figure : Si c’est le cas, un grand chapeau !

volet navigation etat

 

Etape 7 : Rassemblons les pièces du puzzle

Vous n’avez pas de temps à perdre et vous voulez finir cette dernière étape ? Alors au boulot !

Voilà ce que nous allons faire : Apporter quelques retouches à notre formulaire ElevesFr. Pour qu’il servira comme interface générale de notre application.

Dans le volet de navigation, double cliquez sur le formulaire ElevesFr pour l’ouvrir. Une fois ouvert, cliquez sur son onglet et choisissez Mode création dans le menu contextuel.

menu contextuel fr

 

Le mode création vous permet de modifier l’apparence de votre formulaire et y insérer d’autres contrôles.

Premièrement le titre affiché sur le formulaire « ElevesTb » n’est pas significatif, sélectionnez ce texte et tapez « Gestion des élèves » par exemple. Nous allons créer maintenant trois boutons de commande : Ne craigniez rien ce n’est encore qu’un jeu d’enfants !

Allez dans l’onglet Création du Ruban, et choisissez Bouton comme ci-dessous

mode création fr

 

Vous remarquez que le pointeur de la souris se transforme en un petit plus (+) allez sur un endroit vide du formulaire, cliquez et faites glisser la souris vers la droite sans relâcher le bouton.
Ce dernier une fois relâché lance un assistant.

création bouton de commande

 

Dans la case de gauche, choisissez Divers et dans celle de droite, choisissez Exécuter une macro. Cliquez ensuite sur Suivant.
La boite de dialogue suivante vous affiche les noms des macros existantes dans votre application.
Choisissez « liste de mes élèves » puis cliquez Suivant.
Sur la boite qui s’affiche, cochez le bouton Texte et tapez « Liste des élèves ». Puis, cliquez sur Suivant.

création bouton de commande1

 

Il ne vous reste maintenant qu’à cliquer sur le bouton Terminer dans le message suivant pour voir le nouveau bouton affiché sur le formulaire. Vous avez compris maintenant : ce bouton va nous permettre d’ouvrir l’Etat listant tous les élèves.
C’est bon ? Alors, à vous de jouer maintenant !   De la même manière, créez un autre bouton qui va nous permettre d’afficher la liste des garçons.

Exercice : Créez un autre bouton qui permet de quitter l’application. Un coup de main ? Dans le premier message de l’assistant, choisissez cette fois Applications au lieu de Divers. Fermez et enregistrez le formulaire modifié

C’est fini !

Une dernière étape consiste à faire de façon que notre fichier de base de données que nous avons créé démarre directement sur le formulaire ElevesFR. Pour cela, Cliquez sur le bouton Fichier tout en haut à gauche du Ruban Access et choisissez Options. Dans la fenêtre options qui s’affiche, cliquez sur Base e données active à gauche, Dans la zone Afficher le formulaire, choisissez ElevesFR, puis, validez par le bouton OK comme indiqué ci-dessous :

options access

Fermer maintenant Microsoft Access Repérer votre fichier Mes élèves.accdb sur le bureau de Windows et double cliquez dessus La base de données est ainsi ouverte en affichant le formulaire ElevesFR et vous permettant de gérer vos élèves et aussi d’imprimer des Etats préalablement créés.

C’est vrai, l’application que nous avons créé ne sert pas à grand-chose et son look est loin d’être professionnel. Mais, je trouve que c’est un bon début pour découvrir le fonctionnement de Microsoft Access. Vous pouvez télécharger l’application de cet exercice ici : mes élèves

Dans les chapitres qui suivent, nous allons approfondir notre apprentissage sur les différents objets d’Access ainsi que les meilleures méthodes pour monter des applications professionnelles.

Sommaire du coursGénéralités Découverte Tables Analyse Relations Formulaires Requêtes Etats Macros Empaquetage

 

Montrer !
Cacher !