Comment réaliser un publipostage dans Word

logo-word-2016Word 2016: Apprenez comment réaliser facilement un publipostage

C’est quoi le publipostage ?

Tout d’abord, on devrait savoir ce qui se cache derrière ce mystérieux terme ‘PUBLIPOSTAGE’

Pour comprendre c’est quoi, imaginez tout simplement une lettre ou une invitation que vous voulez expédier à une centaine de vos connaissances, vous avez certainement deviné que chaque invitation devrait porter le nom et le prénom du destinataire et peut être aussi ses coordonnés.

La solution peu bête! consiste à :

  • Confectionner une belle invitation dans Word
  • La copier-coller 100 fois
  • Chercher et insérer les informations de 100 personne respectivement dans ces invitations
  • C’est la corvée non ?

Comment faire le publipostage dans Word ?

Etape1 : Préparer la liste des destinataires

Nous allons utiliser MS Excel pour écrire la liste des destinataires.

N’ayez pas de souci si vous ne savez pas manipuler Excel, on va y insérer juste une petite liste:

  1. Ouvrez un nouveau fichier dans Microsoft Excel
  2. Sur la première ligne1, tapez Nom, Prénom, ville, adresse, Code postal, respectivement chaque terme dans une cellule de la ligne 1.
  3. Juste dans la ligne en dessous, Tapez les informations que vous avez.

Sinon vous pouvez utiliser le fichier Excel ci-joint Publipostage-Liste.xlsx

 

Etape2 : Préparer la lettre dans MS Word

Rédigez ou ouvrez une lettre que vous avez déjà écrite dans Word.

Step-1: Lier la lettre au fichier de destinataires
Votre lettre étant ouverte, effectuez les manipulations suivantes :
  1. Activer l’onglet Publipostage du Ruban
  2. Cliquez sur le bouton « Sélection des destinataires»
  3. Puis « Utiliser une liste existante»

publipostage-1

La fenêtre qui vous permettra de choisir le fichier des destinataires s’ouvre, localisez votre fichier et cliquez sur Ouvrir.
Cherchez là ou vous avez mis votre fichier Excel. Pour moi, j’ai mis mon fichier des destinataires dans un dossier Publipostage sur le bureau de Windows

publipostage-2

Attention :

Une fois vous avez cliqué sur le bouton Ouvrir, la boite ci-dessous s’affiche :

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  1. Un fichier Excel comprend des feuilles (Sheet), assurez-vous de la feuille qui comprend votre liste. Chez moi c’est bien la feuille 1 (Sheet1)
  2. Cochez cette case pour dire à Word que la première ligne de la liste contient les noms des colonnes. (Laissez décochée si votre liste ne dispose pas des entêtes des colonnes)
  3. Cliquez sur le bouton Ok

Voilà ma liste de destinataires sur Excel qui comprend 100 destinataire, vous pouvez la télécharger ici

publipostage-4

Votre lettre sur Word est désormais liée à la liste des destinataires sur Excel

Step-2: Filtrer la liste de destinataires voulus

Vous pouvez bien évidement choisir d’envoyer votre lettre à toutes les personnes figurant dans votre liste. Cependant, dans pas mal de cas vous n’aurez besoin que d’un nombre restreint de destinataires qui répondent à certains critères.

Dans mon cas, je ne vais pas envoyer ma lettre à tous les 100 personnes qui figurent dans la liste.
Je vise uniquement les personnes qui habitent à Genève. Pour cela :

Toujours dans l’onglet Publipostage, Cliquez sur le bouton « Modifier la liste des destinataires »

Dans la boite qui s’affiche, cliquez sur Filtrer (le lien en bleu)

publipostage-filtre

La fenêtre suivante vous offre la possibilité de filtrer les destinataires selon le critère (champ) désiré.

publipostage-word

  1. Sous le terme Champ, cliquez sur la petite flèche en bas et choisissez le critère voulu, « Ville » dans notre cas
  2. Dans le champ comparer à, tapez « Genève»
  3. Cliquez ensuite sur Ok
Step-3: Insérer les champs dans la lettre
  1. Maintenant, positionnez le curseur dans votre lettre à l’endroit où vous voulez insérer le premier champ « Nom» et assurez-vous que l’onglet publipostage est activé
  2. Cliquez sur le bouton Insérer un champ de fusion
  3. Choisissez le champ « Nom»

publipostage-lier

Suivez la même procédure pour insérer les autres champs à l’endroit voulu

Voilà ma lettre avec tous les champs insérés (en rouge)

publipostage-lettere

Step-4 : c’est la fin !

Une fois vous avez inséré tous les champs dans votre lettre,

  1. L’onglet Publipostage du ruban de Word toujours activé, cliquez sur le bouton « Aperçu des résultats ».
  2. Si vous êtes satisfait du résultat, il ne vous reste qu’à cliquer sur le bouton « Terminer & fusionner »
  3. Choisissez « Modifier les documents individuels»

publipostage-word-excel

Un message vous est proposé comme ceci :

publipostage-fin

Cliquez seulement sur le bouton Ok, Word vous crée et vous affiche instantanément un nouveau fichier nommé Lettre 1, qui comprend les 10 lettres que vous pouvez imprimer immédiatement.

Télécharger les fichiers de travail (Liste des destinataires (fichier Excel) + Lettre à envoyer (fichier Word))

Remarque:

Le fichier Word que vous allez trouver dans le dossier est déjà lié aux données. Pensez à supprimer d’abords les champs en rouges pour reprendre les manœuvres depuis le début  ou bien utilisez votre propre fichier.

 

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