Comment faire une insertion automatique dans Microsoft Word ?

logo-word-2016Insertion automatique dans Word, comment bien exploiter cette fonction ?

 

Situation :

En travaillant dans Word, j’utilise des expressions et des morceaux de textes qui se répètent le plus souvent dans mes écrits. Y’a -t-il une manière pour les insérer automatiquement ?

Puis-je insérer un document en entier ?

Solution :

Tout à fait, Word vous permet d’insérer des bouts de textes automatiquement (des entêtes, des expressions répétitives, etc.) et tout contenu réutilisable.

Sachez aussi que vous pouvez utiliser cette même fonction pour insérer en un clin d’œil un document en entier : une lettre au client, une demande, etc.

La manœuvre est très simple, commençant par l’insertion d’une entête:

Etape 1: la mémorisation

  1. Ouvrez un document qui contient votre entête (ou créer un nouveau)
  2. Sélectionnez tout
  3. Utilisez la combinaison de touche Alt+F3 (Maintenez la touche Alt et tapez F3)
  4. Dans la fenêtre qui s’affiche (figure en bas), donnez un nom à votre bloc par exemple « ent» et cliquez sur Ok.

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Votre entête est ainsi enregistrée et vous pouvez désormais l’utiliser dans n’importe quel document Word.

Etape 2: la réutilisation

Pour se faire :

  1. Ouvrez un nouveau document Word
  2. Tapez le nom de votre bloc à savoir : ent
  3. Activez la touche F3 du clavier

Et c’est fait !

Insertion d’un document complet:

Dans certains cas, vous avez besoin d’insérer un document à usage répétitif (lettre, demande, invitation etc).
Pas besoin de perdre du temps à chercher un ancien modèle.

Dans cet exemple, on va mémoriser une lettre qu’on envoie fréquemment à nos clients.

  1. Rédigez la lettre si ce n’est pas encore fait
  2. Appliquez toutes les mises en forme que vous voulez
  3. Sélectionnez tout (vous pouvez utiliser le raccourcis clavier Ctrl+A)
  4. Votre lettre étant sélectionnée, tapez la combinaison : Alt+F3
  5. Nommez ce bloc par exemple : lettre

Ça y est, votre lettre est enregistrée et peut être utilisée ultérieurement.
Pour la réinsertion:

  1. Dans un nouveau document Word
  2. Tapez le mot « lettre » et activez la touche F3 du clavier

La lettre est affichée, vous n’avez qu’à changer quelques informations pour l’adapter à vos nouveaux besoins.

Remarque :

Parfois lorsque vous tapez le terme lettre, Word vous propose dans une petite infobulle (voir ci-dessous) d’insérer cette lettre, appuyez simplement sur la touche Entrée du clavier.

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Nota benne :

  • Cette technique vous permet de gagner un temps fou en travaillant sur Word, mémorisez seulement ce raccourcis Alt+F3. Pour demander par exemple un congé, je n’ai qu’à taper conge, puis F3 puis choisir la durée et la date de sortie.
  • Cette fonction est appelée QuickPart, les initiés peuvent aussi utiliser des galeries et des catégories pour organiser les blocs enregistrés.
  • Si vous avez oublié le nom d’un bloc déjà enregistré, Activez l’onglet Insérer du Ruban Word, allez dans le groupe Texte à droite, puis choisissez le bouton QuickPart.

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